Tiedonhallinnan asiantuntijamme Joel Länsimäki piti tänään 12.11. puheenvuoron FCG:n tiedonhallinnan ajankohtaispäivillä Helsingissä. Esityksessä käytiin läpi kaupunkimme kokemuksia ArkistoRobotin käyttöönotosta opetustoimessa aina saavutetuista hyödyistä matkan varrella kohdattuihin haasteisiin.
Asiakirjojen arkistoinnin automatisointi on sujuvoittanut arkea selvästi, sillä manuaalinen työ ja paperitulosteiden määrä ovat vähentyneet merkittävästi. Nykyään asiakirjat löytyvät myös keskitetysti yhdestä virallisesta sähköisestä arkistosta.
Käyttöönotto on tuonut mukanaan arvokkaita oppeja tietojen laadusta, ohjeistuksesta sekä poikkeustilanteiden hallinnasta. Automaatio vapauttaa arvokasta aikaa rutiinitehtävistä, mutta sen onnistuminen edellyttää jatkossakin hyvää tiedonhallintaa, toimivia määrityksiä ja prosesseja, yhtenäisiä toimintatapoja, selkeitä vastuita sekä aktiivista ylläpitoa.
